スマートフォンの普及や、新型コロナウイルスの感染流行によるテレワークなど働き方の多様化に伴い、BYODを運用する企業が増えました。企業や学校教育でBYODを採用したというニュースを聞いたことがあるのではないでしょうか。

BYODを実際に導入するには、メリットとデメリットを理解する必要があります。特にセキュリティや運用ポリシーは明確に定められていないため、リスクを考慮した上で導入を検討しなければいけません。

今回は、BYODの意味や概要、メリット・デメリット、導入時の注意点について解説していきます。BYODの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

BYOD(Bring Your Own Device)とは

BYOD(Bring Your Own Device)とは、｢自身のデバイスを持ち込む｣という意味で、企業運営においては｢従業員が個人で使っているデバイスを業務に使用する｣ことを指します。

インターネットに接続することで利用できる端末がBYODに該当し、スマートフォンやパソコン、携帯などの所有率の高いデバイスに加え、タブレットやUSBメモリ、SDカードも含まれます。BYODを導入することで、社外から業務用のアプリケーションやデータにアクセスすることが可能です。

BYODの導入メリット・デメリット

BYODを導入するかどうかは、メリットとデメリットを理解する必要があります。期待できる効果や発生しうるリスクを把握していなければいけません。

ここでは、BYODの導入メリット・デメリットを紹介します。

メリット①：デバイスの購入・維持費用を抑えられる

1つ目のメリットは、デバイスの購入・維持費用を抑えられることです。

会社で業務用デバイスを使用する場合、購入費用や維持費用がかかります。使用するデバイスの品質や従業員の数によってはコストが高くなり、負担となる可能性があります。

BYODは従業員が所有しているデバイスで作業するため、会社がデバイスを購入したり維持したりする必要がありません。端末の修理費用も従業員ごとに行うため、管理する負担を軽減できます。デバイスの購入・維持費用を抑えるために、デバイス製品の品質を最低限まで下げるくらいなら、BYODを導入した方がいいというケースもあります。BYODは、デバイスのコスト削減に有効です。

メリット②：デバイスの管理が楽になる

2つ目のメリットは、デバイスの管理が楽になることです。

BYODを導入した場合、デバイスの管理は従業員に任せることになるため、企業側が管理する負担を軽減できます。従業員が社用デバイスの操作方法が分からないといったことが起こらないため、簡単にサポート工数を削減できます。また、従業員からしても、仕事とプライベートごとに使用する端末を変える必要がないというメリットがあります。社用のデバイスを持つことがなくなり、メッセージの誤送信や紛失、盗難といったリスクも減少するでしょう。

端末の管理に時間や労力がかかってしまう場合は、BYODの導入を検討してみましょう。

メリット③：従業員の効率的な作業が期待できる

3つ目のメリットは、従業員の効率的な作業が期待できることです。

BYODは企業側だけでなく、従業員にもメリットをもたらします。複数台所持する必要がなくなり、操作に慣れたデバイスを使用することで、効率的な業務が可能になります。端末情報を熟知していれば、スムーズな作業が期待できるでしょう。また、場所を問わず作業できるのも大きなメリットです。移動中や在宅時でも社用ツールを使って電話・メールが可能になるため、職場だけに留まらず完全在宅での業務など、新しい働き方を実現するためのソリューションとなるでしょう。

社用デバイスを活用するデメリットとして、従業員が操作方法を理解できないというものがあります。社内のヘルプデスクへの問い合わせ数が多いと、効率的な作業は行えません。

BYODでは、操作方法が分からないというデメリットを解消し、従業員の効率的な作業を支援します。

デメリット①：情報セキュリティリスクが高まる

1つ目のデメリットは、情報セキュリティリスクです。

業務用のデータが社外でも活用できるということは、場所を問わず働けるようになる一方で、情報漏えいのリスクが高まるということです。端末のセキュリティが不十分だった場合、機密情報の流出やウイルス感染といった危険性が高まります。

私的デバイスはセキュリティが統一されないため、一元的に管理できません。業務データを持ち出されれば、悪用される可能性もあります。また、プライベート端末の個人情報流出の危険性も高いと言えます。

BYODの導入は、さまざまな情報セキュリティリスクがあることを理解しましょう。

デメリット②：労務管理が複雑になる

2つ目のデメリットは、労務管理の複雑化です。

社用デバイスを使用する場合、使用時間を労働時間として把握できます。BYODでは従業員が好きな時間にアクセスできるため、従業員の労働時間を把握しにくくなります。労務管理が難しくなり、企業側の管理負担が増えてしまいます。また、従業員も業務時間とプライベート時間の境界が曖昧になるため、メリハリがつきにくくなるリスクがあります。適切に自己管理ができない場合、作業効率が低下するかもしれません。

多様な働き方を実現するBYODですが、労務管理が複雑になるデメリットについても把握しておきましょう。

デメリット③：トラブルに発展する可能性がある

3つ目のデメリットは、トラブルに発展する可能性があることです。

例えば、業務用とプライベート用の端末が同じになることで、デバイスの通信費が曖昧になります。いくらまでが会社負担となるのか明確にしないと、通信にかかった料金について従業員との間でトラブルになるでしょう。

ほかにも、個人デバイスに業務用アプリケーションをインストールするため、アプリを介して社員のプライベート情報が会社に知られるケースもあります。プライバシーポリシーの面でも問題があるため、適切に応じながら解決していく必要があります。

情報セキュリティリスク以外にも、上記のようなトラブルが懸念されます。BYODを導入する際は、厳重な対策でトラブルを防ぐ必要があります。

BYODと｢シャドーIT｣

BYODを導入する上で、シャドーITが脅威です。シャドーITは情報セキュリティリスクに直接的な影響を与えるため、原因や対策を理解しておく必要があります。

ここでは、BYODとシャドーITについて解説します。

シャドーITとは

シャドーITとは、企業側が許可・認証していないデバイスを使用して業務を行うことです。

シャドーITに該当する行為として、業務メールを個人スマートフォンで確認した、翌日の会議に使用する資料を個人PCで作成したなどが挙げられます。ビジネスシーンにおいて何気なくやってしまいそうな行為ですが、セキュリティ面からすると危険な行為です。

BYODにおいて、シャドーITは常にリスクとして付きまといます。私的デバイスで会社情報にアクセスできる環境は、効率的な作業や維持負担の軽減の効果が期待できますが、社内ネットワークがリスクに晒される危険性も含まれています。

BYODを導入する際は、シャドーITに警戒しなければいけません。

シャドーITは情報セキュリティリスクを高める要因になる

企業側の許可・手続きを経ていないデバイスでの業務は、情報セキュリティリスクを最大限に高める要因になります。

シャドーITは実態を把握しにくく、アクセス情報を検知できません。そのため、情報漏えいや不正アクセス、マルウェア感染などのリスクがあります。また、深刻な問題が認知できなかったとしても、シャドーITによるセキュリティリスクが消えることはありません。

シャドーITはすべての企業で起こり得ますが、BYODを採用している企業では特にリスクが高くなります。BYODのセキュリティリスクを理解していないと、会社の情報が筒抜けの状態だった、なんてことになるかもしれません。

シャドーITのリスクを従業員に説明することが重要

シャドーITを防ぐ手段として、セキュリティリスクを従業員に説明することが重要です。

経営層の人や管理者と違い、従業員はシャドーITのリスク意識が低いと言えます。そのため、従業員の個人的な判断でシャドーITが発生し、情報漏えいにつながるリスクが高まります。

企業側は、シャドーITがもたらすリスクを従業員に周知させ、適切なアクセス・デバイスの使用を徹底させることが必要です。わかりやすい言葉を使うことで、従業員はBYODのデメリットやシャドーITに該当する行動、その理由の理解につながり、セキュリティリスクを防止することが可能です。

シャドーITにはどれくらいリスクがあるのか、従業員がわかるようにしっかり説明しましょう。

BYODの導入時に注意すべきポイント

BYODを導入する際は、注意すべきポイントがあります。シャドーITを含めたリスクを防ぐために、以下の3つに注意しましょう。

• MDM(モバイルデバイス管理)ツールを導入する
• BYODに関するポリシーを策定する
• 従業員のサポート体制を充実させる

それぞれのポイントについて解説します。

MDM(モバイルデバイス管理)ツールを導入する

1つ目のポイントは、MDMツールの導入です。

MDMツールは、BYODに該当するデバイスを一元管理することができるクラウドサービスです。アプリケーションの制限・更新に加え、紛失・盗難時には端末のロック・データ削除といった管理ができます。リモートで制御できるため、BYODのセキュリティ・ウイルス対策として適用します。

ただし、MDMツールは端末をプライベートで使用する時も制限がかかる可能性があります。従業員のプライバシーを保護することも重要であることを理解した上で、どのセキュリティツールやソフトを導入するか考え、十分なセキュリティ対策を構築しましょう。

BYODに関するポリシーを策定する

2つ目のポイントは、BYODに関するポリシーを策定することです。

BYODを効果的に運用するには、明確なルールが必要です。BYODに関するポリシーで策定するべき項目は、以下の一覧にまとめています。

• 個人デバイスで行える業務範囲
• 利用できるアプリケーション
• 制限がかかる行為の範囲
• 企業側が管理するデバイス情報
• 会社情報の持ち出しに関するルール
• 修業時間外のアクセスについて
• 違反行為が発覚した際の罰則

BYODに関するガイドラインが詳細かつ明確に策定されていると、ヒューマンエラーによるリスクを避けやすくなります。業務上のトラブルを防ぐためにも、BYODに関するポリシーの策定は必須です。

従業員のサポート体制を充実させる

3つ目のポイントは、従業員のサポート体制の充実です。

MDMツールの導入や明確なポリシーの策定が行われても、業務を行っていく上で新たに疑問や課題が生じます。従業員がセキュリティトラブルに巻き込まれたり、操作方法が分からないといった状況に備えて、迅速にサポートできるようにしておくことが大切です。

BYODについては、経営層と従業員で理解度に差が生まれがちです。そのため、従業員をサポートできるシステムを整備させておくことで、トラブルを素早く解決し、安全かつ生産性の向上が期待できます。

セキュリティリスクを防止するためにも、サポート体制は充実させましょう。

BuddycomではBYODでの導入が増えています

弊社のBuddycom（バディコム）を導入している企業の中には、BYODを導入している企業が増加しています。EQUALITYが運営する美容室｢hair resort Bay Shore NY｣では、インカムに代わって私物のスマホにBuddycomをインストールして、業務に活用しています。受付や施術中のスムーズなコミュニケーションが可能になり、情報の連携が取れるようになりました。

スタッフが使い慣れている端末を使用しているため、操作もしやすく情報を共有しやすいとのご意見をいただいております。関連する導入事例については以下のページに詳しく記載しているので、ご覧ください。

Buddycomは管理コンソールが一括管理しているため、アプリの設定や制限、会話の履歴をまとめて管理することが可能です。また、通信はSSL/TSLで暗号化されていて、企業情報が漏えいしても解読されません。BYODにおけるセキュリティリスクに対して、Buddycomは有効なコミュニケーションツールです。

また、BuddycomはBYODのリスク軽減だけでなく、円滑なコミュニケーションによる業務効率化が可能です。音声通話やチャット、ライブ配信での情報共有や自社開発による豊富な機能、さまざまな周辺機器への対応など、多くのメリットを提供します。

BYODのセキュリティリスクを懸念している方、導入しているコミュニケーションツールに不満を感じている方は、Buddycomを検討してみてください。

まとめ

この記事では、BYODのメリットやデメリット、導入時に注意すべきポイントについて解説しました。

BYODにはメリット・デメリットがあり、それぞれを理解した上で導入するかどうか検討しなければいけません。特に情報セキュリティリスクは会社に甚大な被害をもたらす可能性があるため、MDMツールの導入や既存ツールの見直しなどを徹底しましょう。

Buddycomは800社以上に利用して頂き、利用継続率が99.6%と、多くのお客様に継続して利用して頂いています。BYODにも対応できるコミュニケーションツールの導入を検討している方は、業界で高いシェアを誇るBuddycomを検討してみてください。