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アーカイブとは?意味やGmail、インスタグラム等の機能とあわせて3分でわかりやすく解説

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アーカイブとは?意味やGmail、インスタグラム等の機能とあわせて3分でわかりやすく解説

アーカイブとは?

アーカイブ(Archive)とは、IT用語としてよく使われ英語としては「保存記録・保管所」の意味を持ち、過去のデータを圧縮して保管し、長期間保存する事を指します。Gmailなどのメールやメモ帳アプリに搭載されていることが多いです。すぐに確認予定がない内容をアーカイブフォルダに貯めこんでおける便利な機能です。

一般的にはアーカイブ機能で保存されたデータは圧縮され、消去したくないデータの専用領域で長期保管されます。参照する際は目的のデータをすぐ出力できることが特徴です。アーカイブへ送られたデータを「アーカイブファイル」や「書庫ファイル」と様々に呼びますが、どちらも専用の保存領域に圧縮保存されたデータを指します。

アーカイブ機能を使うメリット

アーカイブ機能を使うメリットとしては主に2つあります。

まず一つ目はデータの整理ができることです。分かりやすいのがメールアプリを使用している時です。受信フォルダにメールが溜まっていると重要なメールを見落とすなど、管理が煩雑になりやすいです。このような場合にもアーカイブ機能を使う事でトラブルを未然に防げます。削除はしたくないけど、当分処理する必要のないファイルやメールをアーカイブフォルダに送ることで、別のメールに埋もれる心配がなく後で確認したいデータだけを分けて保管できます。
また重要なデータやメールのみをアーカイブへ移動させて、必要な時にすぐ確認できるようにしておく、という管理の仕方もできます。

二つ目は長期保存ができることです。メインフォルダからは消去したいが削除はしたくない場合に便利です。アーカイブ機能を使えば長期間(数年単位で)保存していても自動で削除されることはありません。データを使用したいときにいつでも使えるようにしておけます。

アーカイブとバックアップの違いとは?

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アーカイブと混同しやすい言葉に「バックアップ」があります。その違いはアーカイブとバックアップ、各々の機能の目的にあります。

バックアップとはデータやプログラムなどの破損や紛失、盗難に備えて外部物理ストレージやクラウドサーバーなどに複製しておくことを指します。バックアップを取ることで万が一データが破損した、または削除された場合にデータを復元させることができます。「最新の状態のデータを保存しておいて、不測の事態に備えること」が主な目的です。

一方でアーカイブは、「今後使用するかもしれない過去のデータやメールの一部を長期保存しておくこと」が主な目的です。同じデータを保存しておくことを指す言葉ですが、どういった目的で保存するのかによって使い分けが必要です。

アーカイブの活用例5選

アーカイブは様々な分野のアプリで使用する事ができます。ここでは色んなアプリでのアーカイブ機能の活用事例を紹介します。

1.Gmailでの活用例

Gmailのアーカイブは受信トレイの整理や削除したくないけど今すぐ必要ではないメールを管理する目的で使用します。アーカイブに移動したメールはいつでもアーカイブフォルダで確認ができます。もしアーカイブへ送ったメールが増えて一目で確認するのが難しくなってもGmail上の検索機能を使えばすぐに見つけることができるので、とても便利です。

2.Googleフォトでの活用例

Googleフォトでのアーカイブ機能はブログにアップした写真を個別で管理したい場合などに使用します。日常で撮影したのかブログ用に撮影したのか分からなくなると思い出も振り返れなくなります。アーカイブ機能を使うとプライベートの写真と仕事の写真を分けたりする時に便利です。また人に見られたくない、やんちゃだった頃の写真や元カノや元カレの写真などの管理にも向いているかもしれませんね(笑)

3.Youtubeでの活用例

youtubeでのアーカイブ機能は配信者が主に使うものになります。ライブ配信などをアーカイブに残し、リアルタイムで見れなかった視聴者の為に保管しておきます。時間に拘束されずに済む為、ライブ動画がアーカイブに残っていることを喜ぶ視聴者も多いでしょう。

4.インスタグラムでの活用例

インスタグラムもライブ配信機能があるのでライブを見逃した人が楽しめるようにアーカイブに残す事が可能です。その他インスタグラム特有の活用の仕方はインスタグラムユーザーのタイムラインに表示させない、というものです。例えばイベントなどの告知で期間が過ぎているのでユーザーに表示させる必要はないが削除もしたくない、なんて場合にアーカイブに投稿を移動させるとユーザーのタイムラインから消去する事が可能です。

5.Outlookでの活用例

Outlookは日本企業でよく使われるメーラーの一つです。Outlookのアーカイブ機能はビジネス向けに作られています。例えばOutlookでは通常の受信メールは1つのメールボックスに50GB分までしか保存ができないのですが、アーカイブ機能を使用する事でアーカイブデータは1.5TBまで保存が可能になります。読む事はほとんどないがエビデンスとして提出する必要があり、保存の必要がある場合に使います。Outlookはセキュリティにも優れているので安心して保管することができますね。

コミュニケーションアプリBuddycom(バディコム)のご紹介

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Buddycom(バディコム)にアーカイブ機能こそはないものの長期的に通話履歴などを最大1か月保存する事が可能です。議事録などの作成の際に聞き直す事が可能で非常に便利で、従来のインカムアプリにはなかった機能です。ここではBuddycom の履歴保存機能であったり、その他のおすすめ機能について紹介していきます。以下、5つの機能を紹介します。

  • 通話履歴の音声/テキスト保存
  • 通話音声のリアルタイム翻訳
  • グループ通話
  • ライブキャスト通話
  • MAP機能

通話履歴の音声/テキスト保存

chat画面と周辺機器装着したモデル
周辺機器を扱うことでスマホを取り出す必要なし|周辺機器ページ

今自分が通話している内容が自動でBuddycomアプリ上のチャット画面にテキスト化されます。通話を確認できないような環境でも、音声を再生せずに内容を後々確認できます。複数の指示があったり、一度聞いただけでは理解できなかった難しい指示も文字として何度も見返せるので、ミス防止につながります。また通話履歴はテキスト保存されますので、作業日報の作成などの際に役立ちます。

通話音声のリアルタイム翻訳

翻訳チャット画面モデルで説明
翻訳機能はエンタープライズで対応しております|料金表ページ

Buddycomは文字や通話内容をリアルタイムで翻訳してくれます。対応言語は、英語、中国語、フランス語、フィンランド語など18言語に対応します。また複数言語へ同時翻訳も可能ですので、多国籍な職場や、多数の海外拠点を持っている企業でも同時にグループ通話が可能です。日本語が上手く話せない、聞き取れない外国人作業員にも正確に聞き取り、指示出しが可能になります。

グループ通話

島忠さま実際の使用シーン|事例ページ

Buddycomは会話に必要なメンバーでグループを作り、双方向の通話が可能です。また対象グループに所属するユーザーに対してBuddycomアプリを強制的に起動させ、単方向の発信も行えます。ユーザー数、グループ数の上限なしに通話を発信する事ができ、現場や拠点ごとに必要に応じたグループ分けができます。検証実績として1グループ2000ユーザーへ同時発信が行えました。

ライブキャスト機能

JR東日本さま実際の使用シーン|事例ページ

業界初のライブキャスト機能をBuddycomでは使用できます。ZoomやTeamsなどがイメージに近いでしょう。動画配信と一緒に音声通話も可能ですので映像+声により正確な情報共有が行えます。撮影したライブ映像は通話履歴と共にBuddycomのクラウドサーバーに保存されます。アプリ上でいつでも見返すことが可能です。

MAP機能

BuddycomではMAP機能もあります。Buddycomユーザーの位置情報がMAP画面上で分かりますし、画面上の特定のエリアを指定して、その範囲内に入ったメンバーだけで会話したり、個別に発信する事が出来ます。誰がその日は稼働状態なのか、要請のあった現場や得意先に誰を配置すればいいかが一目でわかるようになりますね。
その他Buddycom の機能が気になる方は是非下記リンクから資料を無料でダウンロードできるので、確認してみてくださいね。

大手企業の導入実績が多数

業務用のインカムアプリである「Buddycom」は現在600社以上の企業が利用し、その内99.6%の企業が利用継続しています。業界TOPクラスの実績です。ここでは導入実績のある企業の一部を紹介します。各企業がどのように使用して、何故導入に踏み切ったのかなどをご確認ください。

航空業界(JALスカイ)

JALスカイさま|事例ページ

航空系企業のJALスカイ社では日本航空の羽田空港内で働くスタッフ同士のコミュニケーションに活用しています。
国際線で70台、国内線で231台、合計301台のBuddycomを使用中です。

Buddycom導入前は他社の通信アプリを使用していましたが、有線タイプであった為スタッフが保安検査場を通過するたび、付け外しの必要が出ていました。付け外しの時間と手間が課題でしたが、Buddycomを導入してからはBluetooth接続マイクを導入した事により、課題が一気に解決できました。保安検査場を通過するスタッフのストレスが軽減されました。羽田空港内は非常に広くスタッフも様々な場所で作業を行っていても、素早くクリアに音声通話できていると評価されています。

航空業界では1分1秒の大事な業務が多く、それらの業務においてBuddycomは非常に有効に活用出来ています。広い空港内では200名近くのスタッフが動いているので、一斉に情報を伝達したい場合などにBuddycomを使用しています。カウンターやロビー、保安検査場、搭乗口、現場スタッフへの指示出しが主な使い方です。

具体的な1例を挙げると、離れた場所にある保安検査場スタッフ同士で、複数ある保安検査場の混雑状況をBuddycomで共有し、特定の検査場へお客様が集中している時に、比較的空いている検査場へ誘導するなどが行えています。効果的にお客様の誘導、スタッフ間の指示出しに役立っています。
普段より業務用にiPadを支給されていて、iPadにも「Buddycom」をインストールできるので、持ち歩く端末を一つに集約できとても便利に使用できています。BuddycomアプリはiPadにも最適化されていて、横画面でも見やすく作られています。Buddycomを通じた通話履歴も簡単に確認できるので、指示の聞き逃しも防げます。

Buddycomはバッテリーの持ち時間も長く20時間です。長時間の業務にも使用にも支障が出ません。イヤホン部分が交換可能なので、使用者ごとにイヤホンを付け替えられるので、とても衛生的に使用できるのもスタッフの間では評判です。その他多言語翻訳機能などもあり、外国籍のお客様へのコミュニケーションも誰でも問題なく行えます。私たちの想像を超える先進的な機能が開発されることをとても楽しみにしています、とJALスカイ社はコメントを残しています。

鉄道業界(JR東海)

JR東海さま|事例ページ

東海旅客鉄道社(JR東海)では、通信手段として携帯電話(ガラケー)やPHSを使用していましたが、1対1の会話形式でクルー全員での情報共有に時間がかかり、伝達の途中で内容が微妙な差異が生じてしまうケースに対応できないという課題を抱えていました。

また平成30年3月のダイヤ改正により1列車3名の車掌の乗務体制だったのが、2名の乗務へと変更になり、車掌一人あたりの担当号車が拡大したので、車掌間でお互いに何をしているかの把握できる環境づくりが必要不可欠でした。しかしながら同時期に業務用携帯電話からスマートフォンへの切り替えも行われ、多様なアプリケーションの導入に対応できることになったのがBuddycom検討のきっかけでした。

東海旅客鉄道社のグループ会社でもBuddycomを導入している事を知り、アプリとして導入できれば車掌や乗務員の携帯品を増やすことなく、かつ迅速な情報共有が可能になると考え、Buddycom導入を決めました。導入後はクルーと指令官との情報共有がしやすくなった、他列車の乗務員とも指令官を解さずに連携が取れるようになったので、以前よりも乗客対応力が向上したとの評価もされています。

Buddycomでは通話内容が時刻も含め記録され、後から再生も可能です。また車外(指令、前後列車の乗務員など)にも連絡が取れるといった機能性も優れています。操作性が良く、幅広い年齢層の乗務員にも使いやすく、今では業務には欠かせないツールですと高評価です。

また前述の通り他列車への連絡が容易なため、捜索物や他列車の切符が発見された時など細かな対応も素早く当該列車に連絡可能です。リアルタイムに実際の状況を共有できることにより迅速に対応ができると評価しています。東海旅客鉄道社ではLIVE動画での通話や音声テキスト化に期待を寄せているようです。映像でのグループ間共有や会話内容のテキスト化ができることで、情報共有の迅速性・確実性が向上されることを期待しています。

小売業界(イオンリテール)

イオンリテールさま|事例ページ

イオンリテール社は言わずと知れた全国にスーパーを展開する総合小売業の会社です。こちらでは、働き方改革の一環で導入されました。

人手不足が常態化し非効率な接客応対が課題でした。イオンリテールでは店舗に業務用スマートフォン約2万台を導入するなど、店舗デジタリゼーション化が進んでいました。しかしそれだけでは慢性的な人手不足は解消されず、十分なお客様サービスの対応が難しくなっていました。

Buddycomは従来のトランシーバー等と違い、インターネット回線を使用するので、通信状況(電波範囲など)にほぼ制約がないことが気に入っている点だとイオンリテール社ではコメントしています。Buddycomでは新機能なども随時発表されるので、その将来性も導入を決めた理由の一つです。

人や商品を探す時間や距離が短縮され、Buddycomの導入前に比べると、探す時間や移動距離が半分以下になりました。研修や昼礼などの遅刻・欠席が減り、レジや包装の応援者をすぐ呼べるのでお客様を待たせる時間が減りました。コミュニケーションや接客応対は改善され、お客様サービスでの効果を感じることができました。作業の応援依頼もリアルタイムで行うことができ、効率の良い人員配置の修正につながっています。

製品担当者への確認などもその場に居ながら可能になり、お客様からの商品の問い合わせに対応するため人を探す時間など、無駄な時間が徹底的に排除できました。特に食品レジの混雑時など店内放送で応援要員を呼び出しても集まりが遅かったのですが、Buddycom導入後は個別に呼び出しもできるので、無駄もなく簡単に速く応援を要請できるようになりました。忙しく、店長の指示を忘れてしまった場合でも通話履歴が残るので、助かるという社員のコメントもあります。

また個別にだけでなく複数名に通達が必要な必要な場合は指示や確認が一度にできるようになったので、通達漏れがなくなり、従業員全員でいつどのようなことが必要なのかの共通認識を持ちやすくなりました。店舗従業員からは「上司と部下のコミュニケーションが良くなった」「連絡がスムーズにいきわたるようになった」と想定以上の効果を体感しています。

そしてイオンリテール社ではトランシーバー翻訳機能の活用を検討しています。昨今の日本では外国人のお客様も増え日本語が上手く話せない人も少なくありません。そういった外国人のお客様の対応手段としてBuddycomの翻訳機能が活用できます。

エンターテイメント業界(マルハン)

マルハンさま|事例ページ

マルハン社では様々な課題を抱えていました。従来使用していたインカムの老朽化によるバッテリーの劣化、駐車場の巡回時に電波が届かず店内のスタッフとコミュニケーションが取れず子供の車内放置の情報共有が取れない、インカムの電波法改正による変更コスト低減、スマホを使用した業務の働き方改革の検討、これら全てをBuddycomの機能が解決してくれました。以前使用していたインカムはバッテリーの消耗が激しく1日に何度も交換していました。Buddycomではスマートフォンやタブレットにインストールして使用するのでバッテリーの交換が不要で、コンセントと充電器があればどこでも充電が可能です。

またパチンコ店という騒音が激しい店内でもBuddycomのマイクは高指向性で音声がクリアに聞こえます。スムーズにストレスなく業務が行えています。電波に関してもスマートフォンの電波を使用しているので、スマホの通信回線が繋がるところならどこでも通話が可能です。スタッフ間の業務におけるコミュニケーションが大幅に改善されました。

Buddycomにはチャット機能で画像や映像を共有する機能もあります。言葉だけでは伝わりにくい伝達内容も目で確認ができ、情報共有がよりスムーズになります。通話履歴やチャット履歴も残せるので聞き直すこともなくなりました。店内でホールスタッフ、カウンター、バックヤードがリアルタイム連携が出来るのはもちろん、店外のスタッフとも連携に活用しています。

朝の入場対応時や車内放置撲滅の為の駐車場巡回時に役立っています。マルハン社では現在、車内放置撲滅に取り組んでいて、その実現に近づけているとマルハン社はコメントしています。そしてスマホの回線を使った通話ですので、複数店舗を跨いだ業務の検討が可能になりました。新たなサービスの提供へと繋げていきます。ゆくゆくはマルハン全店舗へ導入を普及させて行く予定です。

紹介した業界以外にも建築業界や介護業界などにも導入実績がBuddycom にはあります。気になる方は下記の導入企業一覧より確認してみてください。(→こちら

まとめ

今回はアーカイブ機能について説明しました。従来の業務用インカムでは保存機能などはほとんどありませんでしたが、Buddycom なら最大一か月通話履歴の保存ができます。インカムの切り替えを検討している企業の担当の方は是非一度Buddycom を検討されてみませんか。スマホインカムアプリ「Buddycom」が気になる方は下記から詳細資料を無料ダウンロードできます。是非ご活用くださいませ。

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