SNSを含むビジネスやプライベートの場面で頻繁に聞く「アーカイブ」という言葉の正確な意味を知っていますか？

英語の「archive」から来た「アーカイブ」は、「記録保管所」や「保管記録」を意味します。今回は、アーカイブの意味や類語との違い、アーカイブを行う目的やメリットを詳しく説明します。

アーカイブとは？

アーカイブとは、英語の「archive」に由来し、「保管する」「保存記録」「記録保管所」といった意味を持つ言葉です。過去のデータを圧縮して保管し、長期間保存する事を指します。Gmailなどのメールやメモ帳アプリに搭載されていることも多いです。すぐに確認予定がない内容をアーカイブフォルダに貯めこんでおける便利な機能です。

さらに、テレビ番組が保存していた過去の映像を放送することや、美術館や博物館が作品をデジタル化して保存することも「アーカイブ」と呼ばれます。
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アーカイブと類似用語との違い

最近では、IT技術やSNSの発展により、ビジネスシーン以外でも「アーカイブ」という言葉を耳にすることが増えています。

しかし、その進展とともに、関連する用語が混同されやすくなっています。各言葉の意味を正しく理解し、使い分けられるように、それぞれの意味と違いを改めて確認しましょう。

• バックアップ
• 圧縮ファイル
• 削除

アーカイブとバックアップの違い

「バックアップ」とは、データが消失や破損する事態に備えてデータを保存する作業を指します。主に、USBや内蔵ハードディスクにデータを圧縮せずに保存する方法を指すことが多いです。

「アーカイブ」と「バックアップ」は、どちらもデータを別の場所に保存するという意味があるため、混同されやすい言葉です。

「アーカイブ」は使用予定のないデータを長期的に保存することが目的で、「バックアップ」は予期しない事態に備えてデータを記録することが目的です。保存するという点では共通していますが、それぞれの目的が異なります。

アーカイブと圧縮ファイルとの違い

ファイルを圧縮して小さくすることにより生成される「圧縮ファイル」は、「アーカイブ」と混同しやすい類似用語です。

「圧縮ファイル」は、ファイルサイズを縮小することで、保存容量を節約したり、データの送信を容易にすることがメリットです。

対して、「アーカイブ」は複数のファイルをひとつにまとめたもので、圧縮の有無に関わらず「アーカイブファイル」と呼ばれます。

アーカイブファイルはしばしば圧縮されるため、混同されがちですが、それぞれ異なる意味を持つことを理解しておきましょう。

アーカイブと削除との違い

不要なメールやメッセージを削除するときに、「アーカイブ」と「削除」が表示されることがありますが、これらは異なる作業であるため気をつける必要があります。

「削除」を選ぶと、メッセージはゴミ箱フォルダに移動し、一定期間（例：30日）後に完全に削除されます。

一方、「アーカイブ」を選ぶと、メッセージは受信トレイから非表示になりますが、アプリ内には残るため削除されず、いつでも見返すことができます。メッセージを完全に削除したい場合は「削除」、受信トレイを整理したい場合は「アーカイブ」を利用すると便利です。

アーカイブ機能を使うメリット

アーカイブ機能を使うメリットとしては主に2つあります。

まず一つ目はデータの整理ができることです。分かりやすいのがメールアプリを使用している時です。受信フォルダにメールが溜まっていると重要なメールを見落とすなど、管理が煩雑になりやすいです。このような場合にもアーカイブ機能を使う事でトラブルを未然に防げます。削除はしたくないけど、当分処理する必要のないファイルやメールをアーカイブフォルダに送ることで、別のメールに埋もれる心配がなく後で確認したいデータだけを分けて保管できます。
また重要なデータやメールのみをアーカイブへ移動させて、必要な時にすぐ確認できるようにしておく、という管理の仕方もできます。

二つ目は長期保存ができることです。メインフォルダからは消去したいが削除はしたくない場合に便利です。アーカイブ機能を使えば長期間(数年単位で)保存していても自動で削除されることはありません。データを使用したいときにいつでも使えるようにしておけます。

アーカイブの活用例5選

アーカイブは様々な分野のアプリで使用する事ができます。ここでは色んなアプリでのアーカイブ機能の活用事例を紹介します。

1.Gmailでの活用例

Gmailのアーカイブは受信トレイの整理や削除したくないけど今すぐ必要ではないメールを管理する目的で使用します。アーカイブに移動したメールはいつでもアーカイブフォルダで確認ができます。もしアーカイブへ送ったメールが増えて一目で確認するのが難しくなってもGmail上の検索機能を使えばすぐに見つけることができるので、とても便利です。

2.Googleフォトでの活用例

Googleフォトでのアーカイブ機能はブログにアップした写真を個別で管理したい場合などに使用します。日常で撮影したのかブログ用に撮影したのか分からなくなると思い出も振り返れなくなります。アーカイブ機能を使うとプライベートの写真と仕事の写真を分けたりする時に便利です。また人に見られたくない、やんちゃだった頃の写真や元カノや元カレの写真などの管理にも向いているかもしれませんね(笑)

3.Youtubeでの活用例

youtubeでのアーカイブ機能は配信者が主に使うものになります。ライブ配信などをアーカイブに残し、リアルタイムで見れなかった視聴者の為に保管しておきます。時間に拘束されずに済む為、ライブ動画がアーカイブに残っていることを喜ぶ視聴者も多いでしょう。

4.インスタグラムでの活用例

インスタグラムもライブ配信機能があるのでライブを見逃した人が楽しめるようにアーカイブに残す事が可能です。その他インスタグラム特有の活用の仕方はインスタグラムユーザーのタイムラインに表示させない、というものです。例えばイベントなどの告知で期間が過ぎているのでユーザーに表示させる必要はないが削除もしたくない、なんて場合にアーカイブに投稿を移動させるとユーザーのタイムラインから消去する事が可能です。

5.Outlookでの活用例

Outlookは日本企業でよく使われるメーラーの一つです。Outlookのアーカイブ機能はビジネス向けに作られています。例えばOutlookでは通常の受信メールは1つのメールボックスに50GB分までしか保存ができないのですが、アーカイブ機能を使用する事でアーカイブデータは1.5TBまで保存が可能になります。読む事はほとんどないがエビデンスとして提出する必要があり、保存の必要がある場合に使います。Outlookはセキュリティにも優れているので安心して保管することができますね。

コミュニケーションアプリBuddycom(バディコム)のご紹介

Buddycom（バディコム）にアーカイブ機能こそはないものの長期的に通話履歴などを最大1か月保存する事が可能です。議事録などの作成の際に聞き直す事が可能で非常に便利で、従来のインカムアプリにはなかった機能です。ここではBuddycom の履歴保存機能であったり、その他のおすすめ機能について紹介していきます。以下、5つの機能を紹介します。

• 通話履歴の音声/テキスト保存
• 通話音声のリアルタイム翻訳
• グループ通話
• ライブキャスト通話
• MAP機能

大手企業の導入実績が多数

業務用のインカムアプリである「Buddycom」は現在900社以上の企業が利用し、その内99.6%の企業が利用継続しています。業界TOPクラスの実績です。各企業がどのように使用して、何故導入に踏み切ったのかなど導入事例をご確認ください。（→こちら）

まとめ

今回はアーカイブ機能について説明しました。従来の業務用インカムでは保存機能などはほとんどありませんでしたが、Buddycom なら最大一か月通話履歴の保存ができます。インカムの切り替えを検討している企業の担当の方は是非一度Buddycom を検討されてみませんか。スマホインカムアプリ「Buddycom」が気になる方は下記から詳細資料を無料ダウンロードできます。是非ご活用くださいませ。