働き方の多様化としてテレワークを導入する企業が増えていますが、業務の効率化のためにコミュニケーションツールを取り入れれば社内のコミュニケーションの活性化が期待できます。

今回の記事ではコミュニケーションツールの概要や選び方について解説し、ツールの1つであるBuddycomについて紹介します。

コミュニケーションツールとは？

コミュニケーションツールとは、情報や意思を伝達するコミュニケーションを行うために使用されるツールです。社内の従業員間での情報共有や意思の伝達を円滑にしてくれるシステムで、スマートフォンやタブレット、パソコンなどで使用できます。

それまでは電話やメールでのやり取りが一般的でしたが、近年は働き方改革による自由な働き方の普及や新型コロナウイルスの流行による外出の自粛などにより、最近ではオフィスに勤務しない在宅での勤務といった働く環境が変化しました。最近では新型コロナウイルスも落ち着きつつありますが、個人の働き方や多様性を重視するために今でもテレワークを継続している企業も多いです。

また、現場で働くフロントラインワークにおいても、インカムやトランシーバーではないコミュニケーションのオンライン化が進んでいます。

ただ、オンラインでの業務を行ううえで課題とされていたのがコミュニケーションです。会話によるコミュニケーションの遅延や不足によって返信が遅れるなどのミスが発生し、組織が機能しなくなるのではないかという懸念がありました。また、外部のコミュニケーションサービスを活用する場合コストもかかります。こうした課題や懸念を払拭することが求められていました。

こうした背景があって、多くの企業がコミュニケーションツールを導入しました。コミュニケーションツールはインターネットでつながるため、電話やメールに比べスムーズなコミュニケーションを実現し、円滑な情報共有や意思伝達ができるという点においてメリットがあるため、広く普及しました。現在ではコミュニケーションツールを使わないという企業も少なくなっていると感じます。

コミュニケーションツールには社内SNSやチャットツール、グループウェア、インカムアプリなどさまざまな種類があり、目的や環境によって使い分けることで多様化する働き方にも応じることができます。また、運用費用も削減できます。

現在では対面・非対面を問わず多くの企業がコミュニケーションツールを導入し、スムーズな情報共有や意思伝達を実現することが定着してきています。国内でのやり取りはもちろん、国外のメンバーともやり取りができます。

コミュニケーションツールの機能

社内でのチャットや会話を円滑にするツールとして、さまざまな種類や機能のものが揃っています。ツールごとに搭載されている機能は異なりますが、その内多くのコミュニケーションツールで利用できる便利な機能について以下にまとめましたので、説明していきます。

3.ファイル共有機能

業務を効率化させるうえで欠かせないのが、ファイル共有です。コミュニケーションツールを導入すれば、Word文書やExcel、PDFといったファイル共有をスムーズに行うことができます。

メールの場合、ファイルを貼り付けたりデータ送信量に制限があったりするため、業務に関連するファイルのスムーズな共有が難しくなります。手間も増えるので大量のデータやファイルを共有したくても時間もかかり、ファイルが閲覧できない可能性もあります。

コミュニケーションツールであれば、データやファイルをドラッグ&ドロップで簡単に送信できます。結果として、プロジェクトなどにおける情報を素早く共有することができます。ファイルの共有は業務の効率化において必須なので、ファイル共有機能も多くのコミュニケーションツールに搭載しています。

コミュニケーションツールは課題に合わせて選ぶべし

前述したように、コミュニケーションツールにはさまざまな種類や機能のものがリリースされています。それぞれに特徴があり、企業や会社が抱える課題やリスクを解決するのに適したツールがあります。コミュニケーションツールにはSlack、Chatwork、Teamsなどがあり、これ以外にも検索するとさまざまなツールが出てきます。

豊富な種類がある中でのコミュニケーションツール選びのポイントは、企業や会社ごとの異なる課題を解決するのに合うものを選ぶことです。問題だと感じる部分を解消してくれる機能を搭載したコミュニケーションツールを選定することで、業務を効率的にすることができます。

コミュニケーションツールを導入する前に会社が抱えている課題を先に洗い出すことが大切です。では、それぞれのコミュニケーションツールの種類と期待できる効果について紹介します。

1.社内SNS

社内SNSとは社内限定SNSのことで、社員同士が気軽にテキストや画像、動画、スタンプなどのメッセージを送って交流を図り、チームや会社全体の結束力を高めたり活性させたりすることを目的として導入されます。社外には発信されないもので、代表的なツールとしてLINEなどがあります。

業務上の情報共有や進捗状況の把握から、最近の話題など誰でも投稿に参加できるようにすることで、スムーズな情報共有と円滑なコミュニケーションをしやすくなります。投稿にリアクションもできるので、メールやビジネス用チャットと比較すると手軽さがあるのが特徴です。加えて掲示板やピン止めなど社員に伝えたい情報は固定して表示させる機能もあり、重要な情報を社員が見逃すこともありません。

カジュアルなチャットで社員間のコミュニケーションを推進させたい、活発にしたいと考えている際は、社内SNSがおすすめです。また、チャットのデザインなど見た目を重視したい方にも向いています。

2.ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、業務効率化に特化した機能が搭載されているコミュニケーションツールです。代表的なツールとして、Chatworkなどがあります。

シンプルな操作性とスピード感を持つ円滑なコミュニケーションが可能で、社内SNSと比べてカジュアルさはありませんが業務効率化に向いていると言えます。メールより短時間かつ効率よくコミュニケーションを行い、無駄な時間を減らせるので生産性を向上させるメリットもあります。

ビジネスに特化した仕様となっているチャットツールなので、スピードを重視し業務効率化や生産性の向上など企業として成果を出したい、または円滑なコミュニケーションを行えるようになりたいと考えている場合はビジネスチャットツールの導入を検討してみましょう。

3.グループウェア

グループウェアとは、グループでの業務を効率的にする機能が搭載されたグループでのワークに向いているコミュニケーションツールです。代表的なツールとして、Slackなどがあります。

グループチャットやファイル共有、業務情報の整理、活動経過の報告、Web会議などのミーティングだけでなく、メンバーの勤怠管理やタスク管理などグループワークを行ううえで欠かせない機能をグループウェアは備えています。社内SNSやチャットツールはコミュニケーションを重視した機能がありますが、グループウェアはチームで連携を図り業務を効率化するのに適していると言えます。

以上のような効果が期待できるので、チームや部署、部門ごとの連携を強化したい、メンバーの出退勤やスケジュールを管理したいと考える際は、グループウェアを導入することで課題の解決に役立つでしょう。

4.インカムアプリ

インカムアプリとは、従来の無線機やトランシーバーに代わって利用率が増えている業務用インカムのことで、スマートフォンにダウンロードしたアプリをインカムとして活用するコミュニケーションツールを指します。インカムやトランシーバーのアプリ版のようなものです。

従来の無線機やトランシーバーを使ううえで、導入費用やランニングコスト、電波の安定、通信エリア、セキュリティなど複数の課題がありました。無線機の導入や維持・管理に料金がかかるほか、不安定な環境で音声が聞き取りにくかったり通話できる範囲が狭かったりと、デメリットが多くありました。

その点インカムアプリでは、従来の無線機と違い専用のアプリをスマートフォンにインストールするだけで良いので導入費用やランニングコストはかかりません。また、インターネットで通信するクラウドサービスなので通信エリアの制限や電波の不安定といった課題も改善できます。これによって従業員間のインカムでの通話がスムーズになり、効率的に情報共有や意思伝達を行えるようになります。

インカムを使い作業するフロントラインでの仕事については、インカムでのコミュニケーションに不満がある場合インカムアプリの導入を検討してみましょう。

ここまでコミュニケーションツールについて紹介してきました。多様化する働き方を実現するために多くのコミュニケーションツールがリリースされていますが、その中で多くの企業にシェアされ利用されているインカムアプリについて紹介します。

スマホインカムアプリの出荷社数シェア1位を獲得しているのが、｢Buddycom｣です。Buddycomとはチームコミュニケーションを促進するライブコミュニケーションプラットフォームで、インカムでの通話をサポートしてくれます。

Buddycomはデロイトトーマツミック経済研究所が調査した｢現場DXをホリゾンタルに展開するフロントラインSaaS市場の実態と展望2023年度版｣におけるアンケートの結果、最も回答を多く得て｢音声(映像)コミュニケーションツール出荷社数(ノンデスクワーカー向け)3 年連続シェアNo.1｣に認定されました。つまり、多くの企業にシェアされ導入後の高い満足度を2021年、2022年、2023年と連続して獲得している製品なのです。

シェア数No.1の実績があるように、Buddycomはさまざまな企業での導入事例があります。例として航空・鉄道・運輸・製造工場・小売り・介護・自治体といったように、企業の規模や業種、職種、業界もさまざまなジャンルの企業に導入して頂いている事例があります。そして多くの企業から高い評価を得ています。

Buddycom導入企業についてはこちらに一覧でまとめてありますので、興味がある人はご覧下さい。

コミュニケーションツールBuddycomの紹介

最後に、スマホインカムアプリ出荷社数シェア1位を3年連続獲得と多くの企業から高く評価されているBuddycomの概要について紹介します。Buddycomのシステムや特徴について紹介するので、現場にインカムアプリを導入することを検討している人は、ぜひ参考にしてみてください。

Buddycomは従来の無線機が抱えていた課題を解決し、スムーズなコミュニケーションを実現するライブコミュニケーションサービスです。主にフロントラインワークなど別の場所で働く従業員とのコミュニケーションを円滑にし業務効率を高めることが可能です。また、難しい操作は必要なく、単純な操作だけで通話を行うこともできるので、すぐに使いこなせるようになります。

インターネットに接続した状態で通信できるので、電波が不安定で聞き取りにくかったり通信エリアが制限されたりということがなく素早いアクセスでやり取りができます。そのため、通話機能に加え映像配信や災害時の連絡手段確保の役割も担当してくれます。また、グループチャットなども使用できます。

さらに、通話音声やチャットテキストを日本語以外の言語に翻訳したり最新のAIの活用したりなどさまざまな機能が随時追加されています。自社開発なので最先端の技術を取り入れながら更新され、インカムでの円滑なコミュニケーションを提供してくれるのがBuddycomです。

では、主なBuddycomの機能4選を紹介します。

1.双方向のリアルタイムコミュニケーション

Buddycomを使うことで、双方向からのコミュニケーションをリアルタイムで進めることができます。

従来のインカムやトランシーバーでは、同じタイミングで話すことができない一方向のコミュニケーションでした。Buddycomでは双方向のコミュニケーションを実現しており、発信している相手の発話が終わるまで待つ必要がなくなったのでスピーディーなコミュニケーションを促進します。

Buddycomにはグループ通話や企業間通話、マルチグループ受信などさまざまな通話機能が搭載されており、目的に合う最適なコミュニケーションをリアルタイムで行うことができます。

2.通話音声のテキスト化や再生

Buddycomではエンタープライズプランに契約すると、通話音声のテキスト化や履歴の再生機能が使えるようになります。

現場の状況によっては通話に出られない、相手が何を言ったか聞き取れない可能性もあります。その結果共有された情報を把握できず通話で聞き直すのは手間や時間がかかってしまいます。そうした課題を対策してくれるのが、通話音声のテキスト化や再生機能です。

Buddycomには通話音声をテキスト化して文字に起こす機能があります。これによって通話に出られなくても、スマートフォンやタブレットの画面を見ることで通話内容を把握できます。また、通話音声の履歴を再生することで文字では分かりにくい箇所を実際の音声で確認できるので、通話ができなくても明確に情報を共有しやすくなります。
※注意点として、通話音声のテキスト化はエンタープライズプランに加入すると利用できます。音声のテキスト化機能が必要な場合は、エンタープライズプランに契約しましょう。

3.ライブキャスト機能

Buddycomの特徴でもあるのが、ライブキャスト機能です。

通話音声やテキスト、画像でも伝えにくい現場の状況を伝える方法として、ライブキャスト機能によるリアルタイムの動画をユーザーに配信することができます。これによって現場の状況を同じタイミングで共有できるので、情報共有を短時間で行えます。

また、配信者の声も同時に配信できるので、ライブ映像と声で正確に現場の状況をユーザーに伝えられます。スムーズな映像共有ができるのも、Buddycomの特徴です。
※ただし、ライブキャスト機能はBuddycomのライブキャストプランに契約すると使えます。利用する際には契約が必要となるので注意が必要です。

4.位置情報を活用したMAP機能

BuddycomではMAP機能も搭載されています。

現場とのコミュニケーションを円滑にするには、ユーザーの位置情報を把握することも大切です。現場ごとに情報共有をする際、位置情報を設定すればユーザーがどこにいるか位置情報を表示してくれるのでエリアを限定してコミュニケーションを行うことができます。それによって現場ごとの支援や作業が効率化します。

位置情報を確認し、別のエリアにいるユーザーと個別通話やグループ通話ができます。現場とのコミュニケーションをスムーズにしてくれるMAP機能も、多くの企業に好評となっています。

Buddycomは他にも、保存した通話データを暗号化したセキュリティ対策や安全な個人情報保護、強制起動についても充実しており、自社で開発したシステムで構築されています。また、対応する周辺機器やデバイスも豊富なので、導入後すぐに使い始められます。

大手企業をはじめ多くの企業も導入し利用しているので、インカムやトランシーバーでの情報共有や意思伝達に不満がある人は、ぜひBuddycomの導入を検討してみてください。実際の導入事例一覧はこちら

Buddycomでは最大1ヶ月の無料トライアルプランを用意しています。会社や業務にインカムアプリを導入することに不安がある場合は、Buddycomを導入する前にトライアル期間で機能の使用感や使い方をしっかり試すことができます。また、Buddycomの資料をダウンロードして機能をチェックできるので、ぜひ試しに使ってみましょう。

Buddycomは無料で登録ができ、ログインすることで利用できます。Buddycomに興味のある人は、この機会にまずは資料のダウンロードや無料トライアルプランから始めてみましょう。